Dat traject werd door Kathleen Helsen – schepen voor o.a. ruimtelijke ordening en wonen – in samenwerking met Avansa opgezet. “Het kostte ons veel tijd en energie, ik heb er zelfs nachten slecht van geslapen, maar het is het waard geweest. Het resultaat is immers dat we nu een beleid kunnen voeren dat maximaal gedragen wordt door de bewoners. Dat is onbetaalbaar.”

Hoe springen we om met de openbare ruimte? Waar mag er in de toekomst nog gebouwd worden en welke gebouwen laten we toe? Is er plaats voor grootwarenhuizen en shoppingcentra of vinden we het niet erg daarvoor naar een naburige gemeente te rijden? Het zijn maar enkele van de vele vragen die een gemeentebestuur moet beantwoorden.

Kathleen Helsen: “In een RUP, of ruimtelijk uitvoeringsplan, worden dat soort antwoorden vastgelegd. Als schepen van ruimtelijke ordening kwam die klus bij mij terecht. Ik riep de hulp in van een gespecialiseerd bureau, maar hoe meer ik met die mensen vergaderde, hoe slechter ik me voelde bij de gang van zaken.”

Pseudoparticipatie

“Ik vond dat ik niet op mijn eentje zulke verregaande beslissingen kon nemen of voorstellen kon lanceren, zelfs niet als ik daarvoor de hulp had ingeroepen van experts. Niet dat ik aan hun expertise twijfelde, maar ik wilde de mening van de Herseltse bevolking horen over de openbare ruimte. Die interesseerde mij nog meer dan de meningen van de specialisten. Ik liet dat ook weten aan het bureau waarmee ik werkte. Dat bureau bleek zeker bereid om de voorstellen die op tafel lagen, terug te koppelen naar de bevolking. Alleen hadden zij een ander idee over participatie dan ik. Zij stelden voor om infoborden op te stellen in de vijf dorpskernen (Herselt, Blauberg, Ramsel, Bergom, Varenwinkel, n.v.d.r.). Dat ging voor mij lang niet ver genoeg. Foto’s tonen, is niet mijn idee van participatie. Dat is informeren in plaats van participeren. Pseudoparticipatie. Als ik zeg dat ik de mening van de bewoners wil kennen, wil ik die ook écht kennen.
Om daar later mee aan de slag te kunnen gaan. Vreemd toch, hoe vaak participatie nog wordt verward met informatie. Ik heb de samenwerking met het bureau daarop even ‘on hold’ gezet en ben eerst op zoek gegaan naar de mening van de inwoners van Herselt.”

Avansa als coach

“Via een omweg kwam ik bij Avansa terecht,” zegt Kathleen Helsen. “De gemeentesecretaris, de stedenbouwkundige ambtenaar en ikzelf bezochten een vormingsavond voor lokale besturen. Daar werd gepraat over ruimtelijke ordening, stedenbouw en participatie. Vooral dat laatste onderwerp interesseerde ons. Jef Van Eyck sprak er namens burgerbeweging De Koep.”
“Als parlementslid zat ik middenin een participatieproject, maar dan inzake onderwijs. Ik polste een gespecialiseerd participatiebureau om in Herselt een traject op poten te zetten, maar dat bleek voor onze gemeente niet haalbaar, wegens te duur. Daarop belde ik Jef Van Eyck en ik vroeg of hij nog iemand kende die ons zou kunnen helpen. Hij legde mijn vraag in het mandje van Avansa. Zo is de samenwerking ontstaan.”

“Avansa heeft een heel eigen manier van werken. Je moet heel veel zelf doen; bijna alles. Avansa kijkt als een coach aan de zijlijn mee en stuurt voortdurend bij. Die werkwijze heeft veel voordelen. Ten eerste is dat veel goedkoper dan een bureau een kant-en-klaar participatietraject te laten uitstippelen. Ten tweede wordt je betrokkenheid bij het traject veel groter als je het zelf hebt uitgetekend. En de voldoening achteraf is ook groter. Het nadeel is natuurlijk dat het meer tijd en energie vraagt dan wanneer je een kant-en-klaar traject alleen nog maar moet invullen. Maar dat nadeel weegt niet op tegen de voordelen. We kunnen nu een gemeentelijk beleid voeren waarvan we weten dat het gedragen wordt door een groot deel van de bewoners. We weten ook dat we het maximum hebben gedaan om zoveel mogelijk mensen bij het beleid te betrekken. Dat geeft een gerust gevoel. Meer kan je als politicus, als verkozene door het volk, uiteindelijk niet doen.”

Het traject

“De afspraken met Avansa waren van in het begin duidelijk: wij willen dit traject als gemeente uittekenen, maar we hebben een coach nodig die ons zegt hoe we het moeten doen, waar we op moeten letten en waar en wanneer we moeten bijsturen.”

“Via de Koning Boudewijnstichting had ik ervaring met een participatieproject waarbij 24 mensen betrokken waren. Voor Herselt vond ik dat te weinig. Met Avansa kwamen we overeen dat we in eerste instantie een honderdtal inwoners zouden betrekken en in een tweede fase de volledige bevolking.”

“Om tot de honderd mensen te komen die we nodig hadden, schreven we tussen de 800 en 900 mensen aan. Die selecteerden we zorgvuldig. We schreven evenveel mannen als vrouwen aan, en verschillende leeftijdsgroepen. We zorgden ervoor dat alle dorpskernen goed vertegenwoordigd waren en dat er voldoende mensen met verschillende kwaliteiten, meningen en inzichten in de groep aanwezig waren. De respons was bijzonder groot. Avansa had ons ingefluisterd dat doorgaans 1 op 10 van de gecontacteerde personen effectief wil meewerken. Vandaar ook dat we zoveel mensen aanschreven. Maar bij ons bleek 1 op 5 bereid te zijn in het traject te stappen. 180 mensen in totaal.
Daar bleven er uiteindelijk 111 van over. Een mooi getal. Een goed gekozen groep van meer dan 100 mensen is toch al een goeie staalkaart van de bevolking. En bovendien is zo’n groep nog net klein genoeg om goed en vlot mee te kunnen werken.”

Communicatie

“Avansa hamerde van in het begin op een goeie communicatie. “Hou de bevolking op de hoogte van waar je mee bezig bent en wees transparant in alles wat je doet. Hou de stijl ook fris en direct, en niet elitair. Als je veel mensen wil bereiken, moet je communicatie helemaal op punt staan. Dat is sneller gezegd dan gedaan. Je hebt een logo nodig, een slogan, een campagnebeeld… We hebben daar heel hard aan gewerkt, maar we moesten ons huiswerk dikwijls helemaal van nul opnieuw doen. Niet tof, maar wel nuttig. Avansa was een coach die het ‘juist’ wilde hebben. Die de puntjes op de i wilde zetten. Daar stond ik achter. Als je beslist om een participatietraject op te starten, moet je het ook ineens goed doen.
Dan kan je met half werk niet tevreden zijn, hoeveel het ook van jou, van je diensten en van alle betrokkenen vergt.”

“De groep van 111 leverde uitstekend werk. Ze legde enkele pijnpunten wat betreft de openbare ruimte bloot, deed voorstellen voor de toekomst en ging ook aan de slag om die voorstellen voor te leggen aan de volledige Herseltse bevolking. Dat werd gedaan met een doordachte vragenlijst, die inwoners konden invullen tijdens een wandeling die halt hield op enkele van de pijnpunten. Daar moesten dan vragen beantwoord worden zoals: vind je dat hier gebouwd mag worden? Mag dat dan ook hoogbouw zijn? Mogen het winkels zijn? En welke winkels dan wel?
We hebben alle antwoorden in een overzicht gegoten. We weten welke oplossingen gekozen worden, en door hoeveel mensen. Daarmee stappen we nu opnieuw naar het bureau waarmee we aanvankelijk samenwerkten. Daar moet men het plan aanpassen waaraan we al begonnen waren, maar dat stilgelegd was om eerst dit participatietraject te laten plaatsvinden.”

Enkele conclusies

Uit de bevraging van de groep van 111 bleek dat Herseltenaren veel waarde hechten aan het groen in hun dorp. Wat nog groen is, moet groen blijven. Handelszaken zijn welkom, op voorwaarde dat het kleinschalig is. Voor een bakker en een beenhouwer is er dus plaats in de dorpskernen. Maar megastores horen niet thuis in de gemeente. De inwoners van Herselt zijn bereid daarvoor naar steden in de buurt te rijden.”

Het participatietraject is intussen afgerond? “Neen, eigenlijk is een participatietraject nooit afgerond,” zegt Kathleen Helsen. “Transparant blijven en de burgers goed blijven informeren over wat de volgende stap is die ondernomen wordt en in welke fase het dossier zich bevindt, zijn ook onderdeel van een goede participatie.”

Dit interview verscheen eerder in het Jaarmagazine 2016