Het beleidsplan van Baarle-Hertog was voortvarend over de renovatie van een vijftal verouderde speelpleintjes in de gemeente: nog deze bestuursperiode moesten die een andere inrichting krijgen. Quick wins die een mooie zichtbaarheid konden geven aan de ambities van het bestuur.

Maar het gezegde over ‘haast en spoed’ wekte hier en daar toch wat twijfel, vertelt Jan Vervoort openhartig. “Het initiële opzet was: we duiden een landschapsdeskundige aan, laten een ontwerp maken, organiseren een burgervergadering, en dan kunnen we meteen aan de slag. Maar niet iedereen voelde zich even comfortabel bij die haastige gang van zaken.”

En toen liep de mail van Vormingplus binnen?

Ja, inderdaad, over de reeks rond burgerparticipatie. Een gelukkig toeval eigenlijk! We zagen daar met zijn allen echt wel het nut van in, juist omdat we nog met heel wat vragen zaten. Burgemeester en schepenen waren meteen bereid om de vormingsreeks samen te volgen. Ook de beleidsambtenaar, de communicatieverantwoordelijke en ikzelf hebben onszelf ingeschreven.

Hoe zijn de sessies verlopen?

De eerste van de drie sessies was eerder theoretisch. De verschillende vormen van participatie kwamen aan bod en de respectievelijke voor- en nadelen ervan. Die bijeenkomst heeft ons een paar heel bruikbare basisinzichten opgeleverd.

Op dag twee hebben we ons dan verdiept in een eigen praktijkvoorbeeld. Aan de hand van een vragenlijst hebben we samen met de begeleider van Vormingplus onze eigen plannen voor een eerste type-speelpleintje gescreend. Best stevig huiswerk was dat. Het heeft ons toch echt wel de waarde doen inzien van die ándere, meer doorgedreven vorm van burgerparticipatie. Gaandeweg zijn we ervan overtuigd geraakt dat we méér en beter konden doen dan we misschien eerst in gedachten hadden.

De derde dag reikte een reeks goede voorbeelden bij de knelpunten die opdoken bij onze case: hoe prikkel je mensen? Hoe doe je ze goesting krijgen om deel te nemen aan een participatietraject? Wat werkt en wat niet? Allemaal heel concreet.

Hoe is jullie mening over participatie geëvolueerd?

Oorspronkelijk hadden we een eerder klassieke vorm van burgerparticipatie voor ogen: raadpleging. De inspraakvergadering die we wilden organiseren, had vooral tot doel te informeren. Tijdens de vormingssessies zijn we meer en meer opgeschoven naar: “Neen, we moeten dit sámen met de burgers doen.” We moesten dat plan gezamenlijk uitwerken, vonden we, en de input van burgers echt serieus nemen.

Na de sessies was iedereen, zowel college als ambtenaren, overtuigd van de idee van ‘co-creatie’. Het zou de kwaliteit van de eindbeslissing ten goede komen mochten we erin slagen om het draagvlak bij de burger te versterken. Met andere woorden: we zouden niet alleen komen tot een beter resultaat, maar burgers zouden het gevoerde beleid ook als sterker ervaren.

Welke beslissingen zijn uit dat inzicht voortgevloeid?

Na afloop van het programma hebben we ons meerjarenplan opnieuw onder de loep genomen. Daarin waren alle middelen voor de speelpleintjes voorzien voor 2020-2021. We hebben beslist: dat gaan we aanpassen; in 2021 voorzien we nog twee pleintjes en daarna elk jaar één. Zo nemen we deftig de tijd om het hele traject samen met de burger te doorlopen. In plaats van voor snelle winst zijn we dus voor langdurig succes gegaan.

Als je een participatietraject op poten zet, dan moet je ook de ruimte durven nemen om het ten volle te beleven.

Was die grotere tijdsinvestering geen struikelblok?

Als je een participatietraject op poten zet, dan moet je ook de ruimte durven nemen om het ten volle te beleven. Vaak wil de politiek snel iets realiseren, maar soms biedt het een belangrijker voordeel als je gewoon je tijd neemt. Daarvan zijn onze burgemeester, schepenen en ambtenaren zich bewust geworden doorheen de sessies.

We hebben ons de ‘modetrend’ van participatie ook niet door de strot laten duwen. Integendeel, we hebben het eerder ervaren als een bewustwordingsproces, los van alle hypes en opgelegde verplichtingen. Dat was voor ons ook wel een essentiële voorwaarde om hiermee verder te gaan: we wilden dat het echt een meerwaarde zou betekenen.

En, welke aha-erlebnis heeft het jou gebracht?

Sommige besturen zijn van mening dat het traject van burgerparticipatie alleen moet of kan getrokken worden door de communicatiedienst. Bijgevolg zie je op zo’n vorming vaak alleen maar communicatieambtenaren zitten. Maar een succesvol participatieproces is alleen mogelijk in samenspel tussen de verschillende diensten én het bestuur. De hele interne organisatie, zowel op ambtelijk als op politiek niveau, moet betrokken worden. Beperk het engagement dus niet tot de medewerkers van je communicatiedienst. Of je riskeert het bier lauw te serveren.

Nog tips om te onthouden?

Er zijn een aantal basisvragen die je jezelf moet stellen aan het begin van elk participatietraject.  Welke doelgroep wil ik bereiken? Welke middelen kunnen we ter beschikking stellen? Welke speelruimte – figuurlijk dan – krijgt de burger? Welke randvoorwaarden formuleren we zodat het verwachtingspatroon van burgers en openbaar bestuur van bij de start gelijk loopt?

Weet waarover je het wilt hebben, met wie, en wat je uiteindelijk wilt bereiken. Participatie gaat een heel stuk verder dan een toffe brainstorm. Schets vooraf heel duidelijk de contouren aan de burger, anders krijg je nadien alleen maar frustraties. Een heldere analyse én communicatie zorgen er bovendien voor dat je heel erg op maat kan gaan werken. Voor ons was het bijvoorbeeld verrassend om vast te stellen dat eigenlijk alle pleintjes een verschillende aanpak vragen, omdat ze telkens in een andere soort wijk liggen.

Hoe gaan jullie nu verder aan de slag?

Zodra de situatie het weer toelaat – corona stak ook ons stokken in de wielen – gaan we van start met ons traject. Het zal voor ons een proeftuin zijn, we zullen nog veel kennis en ervaring moeten opdoen. Maar die leerschool zal ons ook helpen in andere projecten, daar ben ik zeker van.