Het resultaat: de start van een traject om met de hele organisatie – personeel en beleidsmakers – op een ander niveau aan de slag te gaan met participatie.
Én inspiratie voor Avansa om een tool te creëren die gemeenten helpt om een visie rond participatie te ontwikkelen.

Een babbel met schepen Sander Ooms en algemeen directeur Liesbeth Lambaerts in Herenthout en sociaal-cultureel werker Katrien Loots, van Avansa.

Sander: “Het is een droom van elke gemeente om burgerparticipatie in de hoogst mogelijke vorm te creëren. Om na te denken om op frisse nieuwe manier burgers te betrekken bij het beleid. Zo borrelde in eerste instantie de vraag op over hoe onze klassieke adviesraden te hervormen.” Het was de start van een gemeentebrede oefening, samen met Avansa, rond participatief denken. Een oefening die impact heeft op de 110 medewerkers van de gemeente.

Burger, beleid en organisatie

Liesbeth: “In de eerste werksessie werd al gauw duidelijk dat je niet alleen naar de adviesraden moet kijken als je burgers bij je beleid wil betrekken. Want ál onze diensten komen ermee in aanraking. Die bekijken het vanuit hun expertise. Beleidmakers bekijken het vanuit het algemeen belang. Burgers bekijken het dan weer vanuit hun leefwereld. Het is precies die wisselwerking tussen de drie partners die versterkend werkt. Maar hoe kan je die visies op elkaar afstemmen?”

Interne werkgroep

“Eerst maakten we een interne werkgroep binnen de gemeente: met zowel personeelsleden die met twee voeten in ’t veld staan als sectormanagers, de algemeen directeur én schepenen. Hier kwamen vragen als: Waar beginnen we eerst? Hoe stemmen we ons intern beleid af op wat er in
Herenthout leeft?”
Liesbeth: “Vóór we naar de burgers stapten, wilden we eerst intern klaar zijn. Want we hadden eerst betrokkenheid en een draagvlak binnen onze organisatie nodig. Die werkgroep werd het hart van ons participatiebeleid.”
Katrien: “Als je iets participatiefs doet, loert het gevaar om de hoek om zo snel mogelijk de burger erbij te willen betrekken. Dat doe je best pas als je een intern kader hebt over wat kan en niet kan, als je een beeld voor ogen hebt waar je traject naartoe kan gaan. Zo baken je grenzen af. Dat zorgt voor meer duidelijkheid. Vervolgens geef je je burgers daarbinnen ruimte.”
“Participatie maakt maar kans op slagen als je organisatie ervan doordrongen is. Door er elke dag gevoelig voor te zijn en dezelfde taal te spreken, zet je stappen vooruit. Ruimte laten om met elkaar in dialoog te gaan, is de belangrijkste stap. Om elkaar te begrijpen, moet je eerst kunnen babbelen. Herenthout heeft nu in elke departement iemand die erachter staat en mee duwt. Dat is veel krachtiger dan als één iemand aan de kar moet trekken.”

Burgerbevraging

Na die interne opstart, deed de gemeente een burgerbevraging. Die werd heel divers verspreid, om een representatief beeld van Herenthout te krijgen. Dé hamvraag was op welke vlakken de inwoner zich meer ziet samenwerken met de gemeente.
Sander: “Zo verkregen we heel wat thema’s en concrete werksporen. Veel mensen gaven aan dat het vaak moeilijk is om feedback krijgen vanuit de gemeente. We beseffen dat we sneller kunnen terugkoppelen. Aan de andere kant heb je ook onze draagkracht: als gemeente kunnen we niet altijd even snel schakelen om de burgers iets terug te geven. Maar als je uitlegt waarom iets vertraging oploopt, dan staan mensen daarvoor open. Belangrijk is dat ze voelen dat je er effectief mee bezig bent. Communicatie is nu eenmaal cruciaal.”
Katrien: “In het algemeen stellen burgers weinig vertrouwen in de overheid. Maar participatie is er niet om als individuele burger snel iets voor elkaar te krijgen. Het gaat over samenwerken, op zoek naar het beste voor de groep. En dat start met vertrouwen. Zo’n band moeten we vaak helemaal opnieuw opbouwen. Dat is iets heel gevoelsmatig. Burgers weten meestal wel dat ze niet meteen een oplossing kunnen verwachten, maar ze willen wel dat ze gehoord en betrokken worden. Het is nu de uitdaging voor de gemeente om dat te vertalen in onze dagelijkse werking.”

Aflijnen waarover burgers hun zeg kunnen doen

Het burgermoment zorgde voor drie prioritaire projecten:
“Eerst en vooral willen we aan de slag gaan met burgers om er samen van te leren. We willen ontdekken hoe we hen in de toekomst dichter kunnen betrekken bij de uitbouw van ons beleid, hoe we ze ons makkelijker kunnen laten adviseren.
Daarnaast willen we ook verder sleutelen aan onze interne communicatie om dat mogelijk te maken.
En we willen ook samen op zoek naar een plek waar jongeren jongeren kunnen zijn.”

Sander: “De bal ligt nu in ons kamp om de burgers te vertellen hoe het nu verder gaat met die projecten. Als we niet communiceren over de tussentijdse resultaten, vrees ik dat mensen zullen afhaken. Terugkoppelen is belangrijk. Zo kunnen we er een gedragen verhaal van maken en enkele leuke projecten realiseren.”

Wanneer wordt de interne werkgroep een participatiegroep met burgers?

Liesbeth: “We willen de werkgroep zo organisch mogelijk, maar toch professioneel laten groeien. We bekijken nu hoe we de tools die we van Avansa kregen beter kunnen inzetten. Hoe en waar betrekken we onze burgers, waar kunnen we samen aan werken… Zo’n denkoefening is moeilijk en duurt langer. Maar uiteindelijk komen we tot een beter resultaat.”

Welke tip hebben jullie voor andere gemeenten?

Liesbeth: “Ga als beleidsmaker en administratie samen aan tafel zitten als de betrokkenheid van het college er is. Er zijn altijd excuses om er nooit mee te starten. Oké, het wordt een tijdsintensief proces, maar als je het niet doet, dan mis je de trein. Kleinere lokale besturen hebben weinig draagkracht. Als burgers mee aan de kar trekken, kan je meer realiseren.”
Dat beaamt Sander: “Door als schepen gemotiveerd mee in de werkgroep te zitten, bespaar je op lange termijn heel wat stappen. En ook: door dingen sámen te doen, neem je vragen en onduidelijkheden bij mensen weg. Dat vergemakkelijkt je verdere werking.”
Katrien: “Beleid, ambtenaren en de burgers: dat zijn de drie stakeholders die je nodig hebt. Momenteel missen we in Herenthout die burgers nog in de werkgroep. Maar we haasten ons langzaam.”