Paul De Wit zocht naar een zinvolle vrijetijdsbesteding toen hij enkele jaren geleden met pensioen ging. “Vrienden raadden me aan om me in te zetten voor de Schakel, een van de vele welzijnsschakels in Vlaanderen die strijden tegen armoede en sociale uitsluiting.” Bart Janssens woont nog maar 5 jaar in Vorselaar. “Ik ben architect. Ik zet graag kleinschalige, lokale projecten op die in het duurzaamheidsverhaal kaderen. Ik probeer de link te leggen tussen natuur, landbouw, korte keten, lokale economie en burgers.”

Paul en Bart stapten met hun ideeën naar de gemeente waar ze doorverwezen werden naar de juiste diensten of schepen om het project zuurstof te geven.

Janna Janssens van Avansa Kempen linkt de twee praktijkervaringen aan de theorie van de participatieradio. “De lokale overheid luistert naar een idee en verwijst naar de juiste diensten en burgers. Op onze radio staan die knoppen onder de noemer ‘Op het veld’ links: je legt verbindingen, je stimuleert samenwerkingen en je versterkt het sociale weefsel.”

Eens een project gelanceerd is, moet iemand er ‘eigenaar’ van zijn: wie is verantwoordelijk, wie zorgt voor continuïteit? Paul: “Daar heb je een dialoog voor nodig. Sinds wij driemaandelijks in gesprek gaan, lossen we zulke zaken op dat overleg op. Voordien liep het wel eens mis en was er al eens een schepen die een idee van een burger naar zich toetrok. Dat kan nu niet meer, want zoiets wordt vooraf besproken.”

Antennemedewerker

Samenwerkingen tussen burgers en lokale overheden veranderen mee met de legislatuur en dat is niet altijd een voordeel. Bart: “Een legislatuur is per definitie tijdelijk. Het laatste jaar voor de verkiezingen worden burgerinitiatieven al op een laag pitje gezet. Alles moet wijken voor de verkiezingen. Sommige van de ideeën lagen om die reden meer dan een jaar stil. Een bijkomend probleem is dat de kans bestaat dat een nieuw bestuur je project niet meer genegen is. Ik pleit daarom voor een antennemedewerker: een ambtenaar die op de hoogte is van de lopende projecten. Iemand die geen politieke kleur heeft en die over legislaturen en diensten heen kan kijken.” Paul is het er slechts gedeeltelijk mee eens: “Als genoeg mensen binnen de gemeente hun voelsprieten uitsteken, dan is daar geen aparte functie voor nodig.”

Janna: “Dat is exact de grondhouding die je ook op de participatieradio terugvindt. Net als de antenne trouwens. Die antenne kan, zoals Bart voorstelt, één ambtenaar zijn die alle participatieprojecten opvolgt. Maar zoals Paul zegt, is een gemeentebrede goede grondhouding tegenover participatie van het grootste belang.”

Een lokale overheid is een draak met veel koppen. Niet alle politici, partijen en ambtenaren zijn de participatiegedachte even genegen. “Voor de burger is dat niet eenvoudig,” zegt Bart, “nochtans is het van essentieel belang om te weten waar je aan toe bent.” Marijn reageert: “Ook in het gemeentehuis is dat een probleem. Ambtenaren zijn ook maar mensen die regelmatig met ideeën komen. Zij voelen zich soms gepasseerd als hun voorstellen het niet halen en de burgemeester wel naar burgers luistert.”

Hoe zie je als burger door de bomen het bos en wie raadpleeg je eerst? Bob komt met een pragmatische oplossing: “Zoek de weg van de minste weerstand. Poneer je idee eerst bij de persoon van wie je medewerking verwacht.” Op die manier kan je project langzaam groeien tot een gedragen actie.

De groep splitst zich op in twee en de deelnemers gaan samen met Bart of Paul rond de tafel zitten om verder te verdiepen.

Ellen: “Het is voor ons, ambtenaren, ook niet altijd gemakkelijk om over de schotten heen te kijken. Zelfs als je voor participatie bent, kan de ene daar iets helemaal anders onder verstaan dan de andere. Een bruggenbouwer, over diensten heen, is wenselijk.”

“Die functie heb ik niet,” haakt Evelien in, “maar in de dagelijkse uitoefening van mijn job probeer ik wel op veel plaatsen mijn oor te luisteren te leggen. Ze noemen mij ‘de vlinder’ omdat ik van de ene dienst naar de andere fladder. Zo kan je wel veel mensen betrekken.” Katrien Loots van Avansa Kempen besluit: “Goed communiceren is het begin van alles, intern in de eigen organisatie en extern, naar de burger. Het is niet voor niks de grootste knop op de participatieradio.”

Marijn: “Een ander probleem is dat de burger in andere termijnen denkt dan een lokaal bestuur. De burger is dolenthousiast over zijn idee en wil het zo snel mogelijk realiseren. De gemeente gaat dan eerst bekijken hoe het idee in een meerjarenplan kan passen, en dan zijn we al snel een half jaar verder.” Bart maakte het al mee en beaamt: “Mij zijn ze dan kwijt. Ik ga dan wel elders hulp zoeken.” Waarop Kevin reageert: “Dat is niet noodzakelijk slechter, integendeel. Dat is de ultieme vorm van participatie: burgers die het helemaal zelf doen. Maar dan wel liefst met een betrokken lokaal bestuur dat supportert vanaf de zijlijn.”

Peter: “Ik ben een groot voorstander van participatie. Ik ben overtuigd van de vele voordelen die het met zich meebrengt. Maar ook de burgers moeten constructief in het verhaal staan en ons niet als de vijand zien. Niet lang geleden hadden we een overleg waarbij enkele burgers – een minderheid, gelukkig – eens ‘goed hun gedacht kwamen zeggen’. Zo kaapten ze het overleg. Met als enige gevolg dat er nadien ambtenaren waren die over participatie niks meer wilden horen.”

Katrien: “We herkennen dat. Inspraakavonden kunnen de gevaarlijkste momenten in een participatietraject vormen. Ook hier doet een goede communicatie wonderen. Leg voor zo’n inspraakmoment begint de spelregels vast, zodat de burgers goed weten: inspraak krijgen is niet hetzelfde als de avond mogen monopoliseren. Participeren is willen gaan voor het algemeen belang en niet voor eigen belang.”

Even verderop zit de tweede groep deelnemers samen met Paul (samenvatting door Avansa Kempen):

De groep gaat in gesprek over het aantrekken en werken met vrijwilligers. Vrijwilligers spelen een belangrijke rol in het bereiken van inwoners, maar stuiten vaak op drempels zoals beperkte middelen, strikte regels en onvoldoende omkadering.

Een vaststelling is dat betrokkenheid sterk afhangt van nabijheid en vertrouwen. Lies merkt op dat gemeentelijke activiteiten in een deeldorp weinig volk trekken, terwijl initiatieven van lokale verenigingen beter gedragen worden.

Ambtenaren spelen een sleutelrol, maar botsen ook op grenzen. Els benoemt de spanning tussen ambitie en realiteit: “Het is niet zo evident om out of the box te denken en flexibel te zijn, zeker niet met de hoge werkdruk en structuren.” Dat maakt outreachend werken niet vanzelfsprekend. Paul reageert: “Sommige mensen in de gemeente hebben dat wel in zich. Het middenkader van de gemeente kan dat stimuleren en belonen met erkenning. Dat varieert van dienst tot dienst, merk ik. Soms is men wat beschaamd om te zeggen ‘wij kunnen dat niet’ of ‘wij mogen dat niet’.”

Voorbeelden tonen dat verandering wel mogelijk is. Paul beschrijft hoe maatschappelijk werkers na herhaald aandringen op een zaterdag toch aanwezig waren bij de voedselbedeling. Ze zagen de mensen, hadden contact en dat gaf de maatschappelijk werkers voldoening. Een structurele aanwezigheid was moeilijk, want het kader was niet ingevuld en het was op een zaterdag buiten de officiële diensturen. Intussen, met de nieuwe legislatuur, is het dan eindelijk toch gelukt op zaterdag met de bedeling, en wel met 3 personen. Het diensthoofd is dezelfde persoon, maar in een andere functie. Zo zie je maar.

Vrijwilligers aantrekken

Vrijwilligers vormen een onmisbare schakel in elk lokaal bestuur. Lies: “In het meerjarenplan werd opgenomen om van actor naar regie te gaan. Dat is op zich heel goed, maar dan zijn vrijwilligers onmisbaar.”

Paul: “Als je een project met betaalde krachten moet doen, dan is dat bijna onbetaalbaar. Net daar zit de kracht van vrijwilligers.” Andersom, werkt ons voedselbedelingsproject ook niet zonder het OCMW. Paul: “Er is doorverwijzing in 2 richtingen. Voor veel mensen is het makkelijker om hun verhaal te delen met een vrijwilliger van een Welzijnsschakel dan met een maatschappelijk werker.” Het initiatief versterkt dus de samenwerking met het OCMW. De voedselbedeling fungeert niet alleen als noodhulp, maar ook als brug naar verdere ondersteuning.

Vrijwilligers aantrekken en behouden blijkt sterk afhankelijk van persoonlijke betrokkenheid, vertrouwen en goede ondersteuning. Volgens de deelnemers speelt een sterke trekker, zoals Paul, een cruciale rol. Ook mond-tot-mondreclame en de voldoening die vrijwilligers ervaren in het contact met mensen, dat trekt andere vrijwilligers aan. Tegelijk vormt de administratieve context vaak een drempel. Lies geeft het voorbeeld van een jeugdhuis waar vrijwilligers afhaakten door strikte regels en papierwerk.

Eigenaarschap en gelijkwaardigheid

Els: “De opstart van een buurthuis bij ons was heel intensief, maar nu is dit het minste werk in mijn job. Net omdat die mensen zo geëngageerd zijn. In het begin hebben we heel veel geïnvesteerd in mensen, hen vertrouwen geven. Ik zit nog maandelijks samen met alle vrijwilligers. Gelijkwaardigheid is belangrijk. Tussen de mensen staan en meehelpen, in combinatie met rol van outreachend werker, dat is essentieel.” Els benadrukt dat het eigenaarschap bij de vrijwilligers moet liggen: vertrek vanuit hun ideeën en ondersteun in plaats van opleggen. Vrijwilligers mogen niet behandeld worden als uitvoerders, maar als partners.

De groep wees ook op de kwetsbaarheid van initiatieven die sterk leunen op één trekker. “Je moet er veel tijd voor hebben en een team bij mekaar houden is moeilijk,” aldus Paul.

De juiste omkadering

Voorbeelden tonen dat ideale gemeentelijke ondersteuning gericht moet zijn op versterken en ondersteunen, door voldoende omkadering te bieden. Paul: “Let wel, je mag het niet gaan overnemen. Het eigenaarschap moet bij de vrijwilligers blijven liggen. Je hebt iemand nodig die op een goede manier kan coachen.”

De deelnemers voegen toe dat ook praktische randvoorwaarden een grote rol spelen: betaalbare of gratis infrastructuur, duidelijke afspraken, maken een wezenlijk verschil.

Daarnaast kan de gemeente een belangrijke rol opnemen in people management, door vrijwilligers te begeleiden, conflicten mee op te vangen en organisatorische continuïteit te helpen waarborgen. Tegelijk werd gewezen op de paradox van besparingen op personeel, terwijl net die ondersteuning cruciaal is om burgerinitiatieven te laten groeien en verankeren.

Pieter Desmedt van Avansa Kempen besluit: “Succesvolle participatie vraagt dus tijd en vertrouwen, maar de investering loont: wanneer vrijwilligers zich ondersteund voelen (met duidelijke randvoorwaarden en inzet op coaching), groeit eigenaarschap en vermindert de belasting voor het bestuur.”

—

Wil je na het lezen zelf aan de slag met gemeentebreed participatief werken in je meerjarenplan?
Handvaten en tips vind je in ons handboek, te downloaden op www.burgersbetrekken.be of contacteer ons.

Foto’s © Bart Van der Moeren